Klachtenreglement

Klachtenreglement

1. Inleiding
Dit reglement helpt ervoor te zorgen dat eventuele klachten van werknemers of werkgevers over de uitvoering van de diensten van inc. Gezond werken op een gestructureerde en eerlijke manier worden behandeld.

Het doel van het klachtenreglement is het bieden van een laagdrempelige en effectieve procedure voor de behandeling van klachten en het verbeteren van de kwaliteit van de dienstverlening door lering te trekken uit klachten.

2. Begripsbepaling
Onder een klacht wordt verstaan: iedere uiting van ontevredenheid door of namens een werknemer of werkgever met betrekking tot de dienstverlening van inc. Gezond werken.

De klager is de werknemer, cliënt of werkgever die een klacht indient.

De klacht kan betrekking hebben op de werkwijze van inc. Gezond werken of op het optreden, handelen of het nalaten van optreden of handelen van medewerkers van inc. Gezond werken. Hierbij kunt u denken aan het onjuist optreden door het personeel, traagheid, schending van privacy, het niet nakomen van afspraken, falende voorlichting of communicatie dan wel manco’s in de dienstverlening in het algemeen.

3. Indienen van een klacht

Klachten kunnen schriftelijk worden ingediend, per e-mail of per post.
De klacht dient duidelijk te omschrijven wat de aard van de ontevredenheid is, welke medewerker(s) en/of dienst(en) het betreft, en wat de gewenste oplossing is.

4. Ontvangstbevestiging
Binnen vijf werkdagen na ontvangst van de klacht ontvangt de klager een schriftelijke ontvangstbevestiging. Hierin wordt de verdere procedure uitgelegd, de (contact)gegevens van de klachtbehandelaar vermeld en de verwachte termijn van afhandeling vermeld.

5. Behandeling van de klacht
Klachten zullen worden afgehandeld door de directie van inc. Gezond werken. Indien de directie hiertoe wegens omstandigheden niet toe in staat is, zal de klacht in alle gevallen worden behandeld door iemand die op voldoende afstand staat om een onafhankelijk onderzoek uit te kunnen voeren en een objectieve beoordeling te kunnen geven.

Op het moment dat de klacht zich specifiek tegen de gedraging van een bepaalde medewerker van inc. Gezond werken richt, wordt deze medewerker direct op de hoogte gesteld van de klacht en ontvangt hij of zij een kopie van de klachtbrief. De desbetreffende betrokken medewerker wordt uiteraard nooit de behandelaar van de klacht.

Als een klacht niet in behandeling wordt genomen, wordt de klager binnen vier weken na de ontvangstdatum hiervan op de hoogte gesteld.

Aanleiding voor het niet in behandeling nemen van een klacht kan zijn:

De klacht gaat over een gedraging die eerder onderwerp van een klachtbehandeling is geweest;
De klacht gaat over een gedraging die langer dan één jaar voor de indiening heeft plaatsgevonden;
De klacht gaat over een gedraging waarbij het belang van de klager of het gewicht van de gedraging onvoldoende is.

6. Hoor en wederhoor
Beoordeling van de klacht vindt in principe plaats op basis van hoor- en wederhoor. Inc. Gezond werken zal zowel de klager als de beklaagde verzoeken een mondelinge reactie te geven om tot een goede vaststelling van feiten te komen, de zaak nog eens uit te leggen of een oplossing te zoeken voor de problemen.

7. Termijn
De klacht wordt binnen zes weken na ontvangst afgehandeld. Indien deze termijn niet haalbaar is, wordt de klager hiervan tijdig op de hoogte gesteld met vermelding van de reden en de nieuwe termijn van afhandeling.

8. Beoordeling
De directie van inc. Gezond werken zal op basis van alle verzamelde informatie tot een besluit komen. De klager zal schriftelijk op de hoogte gebracht worden van deze beslissing. De beslissing bestaat uit een weergave van de klacht, een weergave van de feiten zoals inc. Gezond werken deze ziet, een gemotiveerde stellingname met betrekking tot de klacht en een oordeel over de klacht. Ook wordt medegedeeld binnen welke termijn eventuele maatregelen waartoe besloten is, worden gerealiseerd. Intern wordt de besluitvorming gemonitord middels het klachten- en verbeterregister.

9. Bezwaar
Indien de klager zich niet kan vinden in het besluit, kan deze binnen vier weken schriftelijk bezwaar aantekenen bij de directie van de arbodienst. In dit bezwaar dient u duidelijk te omschrijven wat de reden is van uw onvrede en aan welke verwachting niet is voldaan.

Binnen 1 maand ontvangt u van de directie een uitspraak over de klacht. Bent u daarna nog steeds van mening dat de klacht door de directie niet goed is afgehandeld, dan kunt u zich

voor niet-medisch inhoudelijke klachten wenden tot de Geschillencommissie Arbodienstverlening;
voor een klacht met betrekking ophet professioneel handelen van een bedrijfsarts van inc. Gezond werken wenden tot het Regionaal Medisch Tuchtcollege voor de Gezondheidszorg;
voor een klacht met betrekking op de uitvoering van een medische keuring of aanstellingskeuring wenden tot Commissie Klachtenbehandeling Aanstellingskeuringen.

Tot slot kunt u zich in alle gevallen wenden tot de civiele rechter.

10. Geheimhouding
Alle betrokkenen bij de behandeling van de klacht zijn verplicht tot geheimhouding van de informatie die zij in het kader van de klachtbehandeling ontvangen.

11. Slotbepalingen
De klachtenregeling is (openbaar) te raadplegen op onze website www.incgezondwerken.nl
De klager is geen vergoeding verschuldigd voor de kosten van de behandeling van de klacht.